5 dicas para não errar na hora de emitir uma Nota Fiscal

5 dicas para não errar na hora de emitir uma Nota Fiscal

Toda empresa sabe a importância da nota fiscal. É por meio dela que se comprova uma comercialização, validando um pagamento recebido ou realizado, além da execução de tributos.

 

Qualquer erro na hora da emissão da nota fiscal pode acarretar em grandes prejuízos para a empresa, além de multas e problemas com a Receita Federal.

 

Confira algumas dicas para diminuir os riscos de errar nesse processo tão importante!

  1. Confira todos os dados

Em alguns casos não é possível cancelar uma nota fiscal, principalmente quando é referente à venda de alguma mercadoria. Se esses erros acontecem, o resultado pode ser multas e até mesmo a retenção do direito de comercialização.

Por isso, antes de concluir a emissão, é importante conferir todos os dados. A data está correta? A descrição é consistente com o produto ou serviço? CNPJ está de acordo? O valor e prazo são condizentes com o combinado? Atenção redobrada ajuda muito!

  1. Mantenha o orçamento atualizado

É comum na prestação de serviços que haja uma negociação entre o primeiro orçamento enviado até o aprovado. Ou no caso de venda de mercadorias, o cliente obtém descontos em determinadas situações, como comprar em grande quantidade ou ao participar de uma promoção.

É válido manter o registro dessas negociações e considerar o orçamento final, não confundido com o inicial, mantendo o setor financeiro ciente. Esse alinhamento entre vendas e contabilidade é essencial.

Dessa forma, na hora de emitir a nota, as chances de cometer um erro por informação desatualizada diminuem consideravelmente.

  1. Fique atento aos impostos

Com a nota fiscal você tem a comprovação de que os tributos foram pagos de maneira correta no momento de uma comercialização. Por isso, é importante ficar atento a quais impostos há obrigatoriedade na hora da emissão, uma vez que você paga o tributo de acordo com o porte da empresa, seu registro e tipo de negócio.

Dessa maneira, fica mais fácil garantir que você pague o que é necessário, nem para mais nem para menos, evitando possíveis erros no fisco e não pagando nada além.

  1. Verifique se o documento é válido juridicamente

No caso da Nota Fiscal Eletrônica, é sempre relevante verificar sua validade jurídica, garantindo uma assinatura digital legítima. Mesmo que a nota esteja autorizada pode ser que sua assinatura não esteja, o que pode gerar problemas na transação. Por isso, confira o certificado digital e o CNPJ para não ter problema com a Receita Federal posteriormente.

  1. Utilize softwares para te ajudar no processo

Mesmo com todas as dicas, a melhor forma de evitar erros nesse processo é ter aquela ajuda da tecnologia. Atualmente há softwares que contribuem muito no dia a dia financeiro e administrativo das empresas.  Eles fazem com que as etapas sejam integradas aumentando o controle das informações e diminuindo prejuízos.

Por exemplo, ao utilizar um software, o processo de emissão de notas é automatizado. As vendas são registradas no sistema, anotadas no CRM e automaticamente a nota é lançada com todos os dados, facilitando o controle e emissão!

 

Esse artigo te ajudou? Compartilhe com quem também pode aproveitar essas dicas!


Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *