Certificados digitais: conheça os tipos e descubra como emitir o seu!

Certificados digitais: conheça os tipos e descubra como emitir o seu!

Certificados digitais são documentos eletrônicos usados por pessoas, entidades e empresas que fazem a gestão de documentos e a emissão de notas fiscais pela internet.

Há diferentes motivos que fazem dos certificados soluções práticas e bastante úteis, como veremos adiante. Porém, muitos ainda não os conhecem bem e não sabem como utilizá-los. Este é o seu caso? Não se preocupe!

Neste post vamos apresentar diferentes tipos de certificados e seus benefícios. Vale saber, há situações em que seu uso é obrigatório e, portanto, você precisa entender como escolher o modelo ideal para a sua empresa.

 

O que são certificados digitais

Certificados digitais são arquivos de identidade digital autenticados. E isso significa que funcionam como uma espécie de assinatura capaz de conferir legitimidade aos documentos emitidos.

Dessa forma, tanto quem envia quanto quem recebe pode confiar na procedência e validade desses documentos, já que os certificados garantem proteção às trocas eletrônicas.

 

Quais os benefícios dos certificados digitais

Assim, podemos dizer que os certificados digitais otimizam a rotina de quem precisa lidar com documentos e com a emissão de notas fiscais. Eles possibilitam que sejam feitas via internet:

  • Transações bancárias;
  • Assinatura e envio de documentos;
  • Assinatura e envio de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);
  • Assinatura e envio de NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor);
  • Envio de declarações da empresa;
  • Manifestação do destinatário.

Imagine, portanto, os benefícios de contar com um recurso que elimina a necessidade de ir a um cartório para reconhecer firma, ir ao banco ou entregar documentos. Algo que acontece justamente porque os certificados digitais permitem que essas atividades sejam feitas online, de forma legítima e segura.

 

Em outras palavras, o uso de certificados digitais proporciona:

  • Economia de tempo;
  • Redução de burocracias;
  • Redução de custos já que se elimina a necessidade de reconhecimento de firma;
  • Redução das chances de fraude dentro da empresa;
  • Privacidade e segurança em transações eletrônicas;
  • Aumento da credibilidade da empresa emissora dos documentos.

 

Quem precisa de certificados digitais

Como falamos anteriormente, os certificados digitais representam uma solução interessante para quem, enquanto pessoa física ou jurídica, deseja realizar as referidas atividades online com segurança e legitimidade.

É importante saber, porém, que há casos em que o uso dos certificados é obrigatório. É o caso das empresas que emitem NF-e e de todas aquelas que estão inscritas no regime tributário de lucro real ou lucro presumido.

Vale ressaltar que, a princípio, empresas inscritas no Simples não precisavam cumprir com a exigência por não serem obrigadas a emitir NF-e. Porém, em 2017, o artigo 72 da resolução n° 94 do CGSN (Comitê Gestor do Simples Nacional) estabeleceu algumas mudanças.

A partir daquele ano, a obrigatoriedade do uso dos certificados se estendeu à empresas do Simples que possuem mais de três funcionários. Seu uso destina-se, sobretudo, à apresentação de informações trabalhistas, fiscais, previdenciárias e do eSocial.

 

Penalidades para quem desobedece a obrigatoriedade

Certamente, se há obrigatoriedade de uso, também há penalidades para quem a desobedece e não faz o devido uso dos certificados digitais.

A empresa que não utilizar os certificados fica impedida de enviar declarações de obrigações acessórias e fica impossibilidade de pagar tributos que são exigidos por lei. Sob o tributo não declarado, há uma multa de 20% de seu valor, sendo o mínimo correspondente a R$500,00.

No caso de uma empresa inscrita no Simples, fica impedido o envio de informações por meio do GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) e do eSocial. Uma situação que pode resultar em multas e sanções administrativas.

Além disso, no que diz respeito à emissão de NF-e, a multa é aplicada ao comprador o que, consequentemente, torna mais difícil para a empresa concluir transações comerciais.

 

Quais tipos de certificados digitais existem?

Agora que você já sabe os benefícios e razões para apostar no uso dos certificados digitais, precisa saber quais são os tipos existentes. Para tanto, focaremos nos principais.

Há diferentes modelos de certificados digitais, com destaque para o e-CPF e o e-CNPJ, e diferentes tipos de certificado, com destaque para o A1 e o A3.

 

  • e-CPF e e-CNPJ

O e-CPF é um CPF virtual destinado à pessoas físicas. Possibilita a entrega de declaração de renda e outros documentos eletrônicos que careçam de assinatura digital.

Enquanto o e-CNPJ é um CNPJ virtual destinado à pessoas jurídicas. Viabiliza e emissão de NF-e, transmissão de escrituração fiscal e obrigações acessórias.

 

  • Certificados A1 e A3

O certificado A1 é um arquivo que fica armazenado diretamente no computador do usuário podendo, inclusive, ser utilizado em diversas máquinas de uso da empresa ou do emissor dos documentos.

Seu formato permite que o A1 só precise ser instalado uma vez no sistema, conferindo praticidade. Porém, esse tipo de certificado tem duração de apenas um ano e precisa ser adquirido novamente após esse período.

Por sua vez, o A3 vem em forma de cartão, pen drive ou token. Essas mídias criptografadas contêm as informações da certificação que são acessadas apenas quando o dispositivo está conectado ao computador.

Apesar de não ter a mesma praticidade do A1, esse tipo de certificado é válido por até três anos e, portanto, pode apresentar um custo-benefício mais interessante.

 

Como fazer a emissão do certificado

Para obter e usar um certificado digital, a pessoa física ou jurídica deve considerar o tipo mais adequado de acordo com suas necessidades e preferências.

Com isso em mente, deve contatar uma Autoridade Certificadora credenciada pela Receita Federal para emitir o documento eletrônico. E, para tanto, deve ter um CPF ou CNPJ válido.

Uma vez que a documentação esteja em ordem, basta enviar uma solicitação via internet para a Autoridade selecionada e informar o tipo de certificado. Posteriormente, para a emissão, o requerente deverá comparecer pessoalmente para validar dados e retirar o documento.

 

Uso do certificado e gestão de documentos

Como entendido até aqui, o uso do certificado vem acompanhado de diversos benefícios, sobretudo para quem lida com um volume alto de documentos e NF-e.

Mas, além de emitir e enviar documentos e notas é preciso garantir uma boa gestão. Para tanto, vale complementar o uso do certificado com um bom software que reúne todos os dados em uma só plataforma e otimiza seu controle, como o SparkOne.

Assim, fica mais fácil garantir que você ou sua empresa estejam em dia com as essas pendências para evitar erros e suas consequentes perdas ou punições.

 

Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com nossa equipe! Ficaremos muito felizes em ajudá-lo!


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